En según qué sectores y en determinadas posiciones la movilidad profesional es muy elevada. Esto puede suponer riesgos para las empresas, riesgos que empiezan desde la gestión a nivel de recursos humanos, que pasan por la constante necesidad de formación para los nuevos miembros del equipo y que pueden llegar a la pérdida de clientes debido a la pérdida de oportunidades que eventualmente se podrían tener abiertas quizás por la pesadez de tener una alta rotación de interlocutores que no conocen nada del cliente en cuestión, e incluso a la perdida de información de nuestros clientes.

Cada vez que un miembro de la empresa deja la organización se producen una serie de pérdidas, pero éstas pueden minimizarse si se usan los sistemas adecuados para centralizar información y procesos. Si se va nuestro mejor comercial perderemos toda su experiencia, todo el conocimiento que tiene acumulado sobre nuestra organización, su know-how, pero no debemos permitirnos que también se pierdan cosas como los contactos o el estado de las negociaciones en las que pueda estar trabajando, más cuando hay herramientas gracias a las cuales puede evitarse.

Y voy a plantear un caso  de lo más habitual en el que a la empresa le ocurre exactamente eso. Un día uno de nuestros los ejecutivos de cuentas se marcha. En el mejor de los casos nos deja los contactos con los que ha trabajado, pero con él se marcha el estado de la negociación, si está en un primer contacto, si está en fase de elaboración de la propuesta, en el envío de presupuesto, etc.

Si todas estas gestiones se están haciendo desde una herramienta que no esté centralizada (ejemplo, a través del email personal) es muy probable que con la marcha de nuestro empleado se vayan todas las interacciones y esto puede desembocar en la perdida de la oportunidad de negocio y quizás en un nuevo cliente para nuestra competencia si se da el caso de que el empleado se marcha a una empresa rival a la nuestra.

¿Solución? ¿Qué tal si probamos con un CRM?, una opción que nos puede ayudar a minimizar la pérdidas. La compañía puede superar la pérdida de su mejor empleado  y  otro miembro de la organización puede llegar a tener su know-how y su experiencia. Pero todo esto se hace mucho más fácil con herramientas como un CRM bien implementado, gracias al cual también vamos a evitar perder a los clientes.

Toda organización debe centralizar la información, los procesos, interacciones y contactos para que pasen a formar parte del bien común y no ser exclusivamente propiedad de uno de los empleados. 

Los procesos internos deben obligar a que se centralice la información en un sistema supradepartamental que con los permisos debidamente distribuidos debe dar acceso a cada usuario individual a sus cuentas y a un superior de éste a la información generada por todo el equipo de tal manera que cuando se produzca una baja, otro usuario del sistema pueda tener acceso a la cuenta y así poder continuar con el trabajo del miembro del equipo que causó la baja.

Hay que perderle miedo al CRM y hay que concienciarse de que su uso redundará en beneficios para la organización. Y no tiene por qué ser caro.